Diagrama de Gantt: Historia, Usos, Beneficios, Pasos

0

Puede llegar a ser un poco difícil de imaginar cómo sería administrar un proyecto en la actualidad sin crear algún diagrama que pueda ayudarnos a gestionar y organizar mejor todos los procesos. Uno de estos diagramas más usados por empresas es el diagrama de Gantt.

Los diagramas de Gantt son un medio muy conveniente para planificar el trabajo con un proyecto. Por primera vez (al menos, según dice el registro histórico), un ingeniero estadounidense Henry Gantt (1861-1919) aplicó este tipo de diagramas en 1917 para la planificación de la construcción de barcos en los tiempos de la Primera Guerra Mundial.

En la actualidad, este es un gráfico que muestra las tareas como barras de tiempo ubicadas a lo largo de una escala de tiempo horizontal y otro que indica los hitos del proyecto con la ayuda de indicadores. Las ventajas evidentes del gráfico son su claridad visual y al mismo tiempo su densidad de información.

Puede agregar o cambiar información directamente en el gráfico y ver el resultado de una vez. El diagrama de Gantt demostró ser un instrumento analítico tan poderoso que no había sufrido ningún cambio durante casi 100 años.

Antes de que existieran las computadoras, el diagrama de Gantt era realizado a mano, hoy en día se hacen en la computadora a través de software como por ejemplo podría ser Excel de Microsoft Office. Se dibujaban a mano y las revisiones también se hacían de manera manual.

diagrama de gantt

Definición

Los diagramas de Gantt se consideran herramientas de planificación de la gestión de proyectos muy efectivas, especialmente cuando más de una persona está involucrada en el éxito que sigue después del éxito de un proyecto. El total de todos los componentes elementales del proyecto puede denominarse «la estructura de desglose del trabajo del proyecto».

Los diagramas de Gantt avanzados demuestran además las conexiones de confianza (es decir, prioridad) entre los entregables (lo que también muestra una responsabilidad para todos los miembros del equipo). Los diagramas de Gantt se pueden aplicar para mostrar el estado actual del proyecto informando el porcentaje de finalización exitosa del proyecto, y aquí también se puede implementar una línea vertical «Hoy».

Los diagramas de Gantt le permiten programar actividades y recursos y son útiles cuando planifica y realiza un seguimiento de varios procesos comerciales.

Usos del diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt se utiliza para las siguientes actividades:

  • Establecer el cronograma inicial del proyecto: quién va a hacer qué, cuándo y cuánto tiempo llevará.
  • Asignar recursos: asegúrate de que todos sepan quién es responsable de qué.
  • Realizar ajustes en el proyecto: el plan inicial necesitará muchos ajustes.
  • Monitorear e informar el progreso: lo ayuda a cumplir con el programa.
  • Controlar y comunicar la programación: imágenes claras para las partes interesadas y los participantes.
  • Mostrar hitos: muestra los eventos clave.
  • Identificar e informar problemas: como todo se describe visualmente, puede ver de inmediato lo que debería haberse logrado para una fecha determinada y, si el proyecto está retrasado, puede tomar medidas para volver a su curso.

En la actualidad, el diagrama de Gantt no solo se aplica al campo de la gestión de la producción, sino que también se aplica a diversos campos como la arquitectura, software informático, automóvil, etc., con el desarrollo de la gestión de productos y la expansión de la gestión de proyectos.

Beneficios

Un diagrama de Gantt se utiliza para planificar proyectos de todos los tamaños y para visualizar las fechas de inicio y finalización de un proyecto en un solo diagrama. Para crear un gráfico, necesita conocer todas las tareas individuales necesarias para completar el proyecto, una estimación de cuánto tiempo tomará cada tarea y qué tareas dependen de otras.

El mismo proceso de reunir esta información ayuda al gerente de proyecto a concentrarse en las partes esenciales del proyecto y comenzar a establecer un plazo realista para su finalización. Los beneficios de lograr todo esto son:

1. Asistencia para la planificación

Gestionar y cumplir los plazos es uno de los retos más difíciles en la gestión de proyectos. Con un diagrama de Gantt, se puede crear cada tarea con precisión junto con su fecha de inicio, duración y / o fecha de vencimiento. Esto permite tener un mejor control sobre el progreso de un proyecto y, por lo tanto, los costos.

2. Estructuración de proyectos

Un diagrama de Gantt permite definir con precisión las tareas que se deben realizar y administrar los recursos (tiempo, presupuesto, recursos humanos) en cada etapa de un proyecto. Al utilizar esta herramienta, se sabrá a dónde se dirige el negocio, cuáles son sus plazos y se podrá pasar de una tarea a otra de forma lógica sin perder tiempo.

3. Adaptarse a cada proyecto

La ventaja de utilizar un diagrama de Gantt es que es adecuado para todo tipo de proyectos e industrias. Se puede utilizar uno para planificar el lanzamiento de una campaña de marketing, un proyecto de TI o para configurar su estrategia de comunicación, por ejemplo.

4. Tener una visión general visual de un proyecto

La representación visual de tareas e hitos, el uso de colores para definir prioridades o posibles retrasos y el avance de las tareas hace que sea muy fácil visualizar el avance de un proyecto. En un abrir y cerrar de ojos, es posible tener una idea clara del avance del proyecto y tomar las decisiones correctas en caso de retrasos, por ejemplo.

5. Fortalecimiento del trabajo en equipo

Todos los miembros del proyecto tienen acceso al cronograma, la lista de tareas y, en general, toda la información relacionada con el proyecto. La comunicación y la cohesión se refuerzan en todos los equipos.

¿Cómo hacer un Diagrama de Gantt?

Como comentamos anteriormente, existen muchos softwares para realizar un diagrama de Gantt desde la computadora. Sin embargo, uno de los más usados y que tenemos la mayoría en nuestras manos es Excel de Microsoft Office.

Primero que nada, estos son los 5 pasos clave para crear un diagrama de Gantt:

Paso 1: crea una lista de tareas

Para empezar, es fundamental enumerar todas las tareas del proyecto. En proyectos más grandes, puede definir subtareas para estructurar aún más tu proyecto.

Paso 2: asigna los recursos mediante enumeración

Por cada tarea o subtarea, se deberá asignar el o los recursos. Los recursos generalmente se calculan como un porcentaje: una persona a tiempo completo equivale al 100%. Si una tarea requiere dos personas a tiempo completo, los recursos asignados serán del 200%.

Paso 3: establece un cronograma del proyecto

Las tareas están enumeradas y has identificado todos tus recursos. Ahora, hay que seleccionar la fecha en que se inicia cada tarea e indicar la duración. Este paso es fundamental para controlar el avance del proyecto y realizar un seguimiento riguroso. También permite visualizar la posible superposición de varias tareas y poder anticipar la disponibilidad de recursos.

Paso 4: crea vínculos entre cada tarea

Este paso es tan importante como los demás porque te ayuda a alinear la secuencia de tus tareas y, por lo tanto, te ayuda a seguir tu proyecto correctamente. Puedes crear varios tipos de vínculos entre sus tareas:

  • La tarea B no se puede iniciar si la tarea A no se completa
  • La tarea B no se puede iniciar si no se ha iniciado la tarea A.
  • Tarea B no se puede completar si no se ha iniciado la tarea A.
  • La tarea B no se puede completar si la tarea A no se completa.

El vínculo entre las tareas está representado por flechas. Una tarea puede estar vinculada a varias tareas anteriores (todas estas tareas deben completarse para completar esta) o tareas posteriores (la realización de esta tarea condiciona las demás).

Paso 5: agregar hitos

Los hitos marcan eventos importantes y fechas clave en un proyecto, como la firma de un contrato, por ejemplo. Y ayudan a visualizar el progreso de un proyecto.

Ahora que tienes toda la información y los puntos clave recolectados para crear un diagrama de Gantt en Microsoft Excel, los pasos para crear uno en este software son:

  1. Comienza escribiendo los datos de tu proyecto en una hoja de cálculo de Excel. Enumera cada tarea en una fila separada y estructura tu plan de proyecto incluyendo la fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración, es decir, la cantidad de días necesarios para completar las tareas.
  2. Empieza a hacer el diagrama de Gantt en Excel configurando un diagrama de barras apiladas habitual.

En conclusión, cuando configuras un diagrama de Gantt, debes pensar en todas las tareas involucradas en tu proyecto y dividirlas en componentes manejables. Luego, decide quién será el responsable de cada tarea y delega al equipo.

Identifica las relaciones de las tareas y decide la secuencia de la fecha de finalización de cada tarea, mostrando la duración esperada de todo el proyecto y las subtareas. Un diagrama de Gantt mostrará las tareas en un orden secuencial y mostrará las dependencias de las tareas (es decir, cómo se relaciona una tarea con otra).

Determina y asigna tus recursos. Anticípate a los riesgos y problemas que puedas encontrar y crea un plan de contingencia para problemas potenciales.

Dejar respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here