Nota de Entrega

La nota de entrega es el documento mercantil, no obligatorio, que tiene la finalidad de acreditar el momento y la forma de entrega de un bien o la prestación de un servicio por parte de un proveedor a uno de sus clientes. Este término también es conocido como guía de remisión, guía de despacho o albarán y puede ser o no, un documento con efectos fiscales o tributarios similares a los de una factura, si así lo indican las leyes del país del que se trate.

El procedimiento para su uso es muy sencillo, cuando un proveedor despacha su mercancía a un comprador, entrega la misma con una nota de entrega, cuya copia deberá firmar como acuse de recibo y estar conforme con lo que contiene. Es decir que la nota de entrega es un documento probatorio de la recepción de la mercancía por parte del cliente, y además un soporte para justificar y comprobar la entrega del producto por parte del proveedor.

Objetivos

Aunque su uso no es de obligatorio y estricto cumplimiento, si es muy importante hacerlo tanto para los vendedores, como para los compradores y los transportistas, ya que para todos es una garantía del despacho y buen estado de los productos, significando también un respaldo a su acción y un resguardo de su responsabilidad.

Siendo así se puede resumir que su uso tiene los siguientes objetivos:

• El comprador puede controlar que el despacho se ajusta con el pedido que realizó, además le permitirá comparar posteriormente con la factura y verificar su exactitud.
• Al recibir la nota de entrega con la firma del comprador acusando recibo, obtiene un aval de su conformidad, además le servirá para confeccionar posteriormente la respectiva factura.
• Cuando la nota de entrega se emite por triplicado, esta tercera copia servirá al transportista para demostrar la exactitud en la entrega de la mercancía y así librarlo de responsabilidades.
• No todos los países consideran que las notas de entrega tienen un efecto contable, sin embargo, en los que sí tenga ese efecto, es común que se requiera una copia adicional para los organismos encargados de controlar los tributos que correspondan.

Tipos de notas de entrega

Dentro de las transacciones de caracter comercial, se pueden identificar distintos tipos de notas de entrega, entre ellos:

• Nota de entrega valorada: además de llevar como datos fecha de emisión y lugar, nombres de los domicilios y números fiscales tanto del vendedor como comprador, detalles y descripción de la mercancía, etc., se agrega el valor de cada uno de los productos que lleva dentro la mercancia más el importe total. Esto es porque no lleva consigo la factura.
• Nota de entrega no valorada: al contrario de la nota de entrega valorada, la no valorada no lleva consigo la factura. Solamente informa de la fecha de emisión, lugar, nombres, etc., sin mencionar ningún precio de los productos.

Diferencias de factura, recibo y cuenta

Como habíamos comentado anteriormente, la nota de entrega o albarán es un documento comercial que aprueba que un envío se entregó de manera correcta. El que recibe dicho envío será aquella persona que deberá firmar la nota de entrega al recibirla.

No se debe confundir este término con el de factura, recibo o cuenta por pagar, como la de un restaurante. Explicaremos a detalles los conceptos de cada uno para evitar mezclar los términos.

Factura

Una factura es una lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados, junto con la cantidad de dinero adeuda por cada artículo de línea y la cantidad total de dinero adeudado. El emisor de la factura envía una factura al cliente, con la esperanza de que se pague en un plazo determinado.

Cuenta

Una cuenta es algo que usted, como cliente, debe pagar. Una cuenta es una factura en el sentido de que tiene la lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados, junto con la cantidad de dinero adeuda por cada artículo y la cantidad total adeuda. Sin embargo, cuando recibas una cuenta, deberás ingresarla como una factura adeuda. En otras palabras, se paga una cuenta y se recibe un recibo.

Recibo

Un recibo se diferencia de una cuenta en que una cuenta solicita el pago de los productos o servicios recibidos, mientras que un recibo es una prueba de que los servicios o productos ya se han pagado. Una cuenta viene antes de que se haya realizado el pago, mientras que un recibo viene después de que se haya realizado el pago.

Ejemplos de nota de entrega

Se puede emplear este término, en oraciones similares a las que siguen:

1. La nota de entrega debe contener: Lugar y fecha de emisión, nombres domicilios y números fiscales tanto del comprador como del vendedor, número de la nota, detalle, descripción y cantidad de mercancías, firmas, entre otros datos importantes.
2. La nota de entrega no se debe confundir con la factura, cuenta o recibo, son documentos diferentes que, en comparación a la nota de entrega, sí son de caracter obligatorio.
3. Con la nota de entrega, el remitente sabrá que su envío fue recibido correctamente a su destinatario.