Asistencia de Gerencia

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La asistencia a la gerencia es la actividad realizada por la persona que ayuda a los gerentes de mandos medios, mediante el desarrollo de múltiples tareas administrativas, cuestiones de índole laboral e incluso, en muchas ocasiones, también  personales.

Asistente de gerencia

Se puede decir que las actividades que debe realizar la persona encargada de la asistencia a la gerencia son similares a las de una secretaria ejecutiva. Sin embargo, los asistentes presentan un mayor nivel, dado que en ciertas circunstancias deben ejercer el control y la supervisión de personal, además su trabajo se basa es coordinar, organizar y se enfoca en el gerente al que asisten, no a un equipo de trabajo como sucede con las secretarias.

Algunas de sus funciones son:

  • Acordar reuniones gerenciales.
  • Manejar correspondencia e información de carácter confidencial.
  • Dar soporte administrativo a ejecutivos de mandos medios.
  • Llevar la agenda del gerente a quien asiste.
  • Preparar documentos y expedientes según el área de trabajo en donde se desempeñe.
  • Organizar el despacho.
  • Coadyuvar a la gestión de proyectos.
  • Atender llamadas y visitantes a solicitud de su supervisor.
  • Ser el contacto de antesala de su jefe.
  • Redactar comunicaciones escritas de cualquier índole y presentarlas a su supervisor para su aprobación, firma y distribución.
  • Recibir la correspondencia y paquetes dirigidos a la gerencia.

Entre las cualidades más buscadas por los empleadores para un asistente de gerencia son:

  • Discreción: ya que ocupa un lugar de alta confianza en un despacho de nivel importante, con acceso a contenido clasificado o confidencial que requieren mantenerse en reserva, no debe permitir la fuga de esta información.
  • Adaptarse a los cambios: su actitud debe ser lo suficientemente flexible para ajustarse a otras rutinas, funciones, normas, jefes, ambientes o compañeros de trabajo.
  • Ser puntual, responsable, ordenada y cuidadosa de la limpieza y la higiene: estas características reflejan su cuidado por sus actividades.
  • Sinceridad: debe comunicarse con su supervisor de forma clara, con información verificada al momento que se le solicite.
  • Educación y buenos modales: dado que es la primera persona con quien los clientes internos y externos tendrán un primer contacto, ocasionalmente antes que con su jefe.
  • Previsión: para evitar cualquier situación problemática e incluso adelantar sus posibles soluciones.

Ejemplos de Asistencia de Gerencia

Algunos ejemplos para demostrar el uso del término son:

  1. María fue contratada como asistente de gerencia en un banco.
  2. La asistente de gerencia coordinó la última reunión ejecutiva del jefe con los demás trabajadores de la empresa.

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