Diagrama de flujo: Definición, Tipos, Usos, Beneficios

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También llamado diagrama de flujo del proceso. En pocas palabras, un diagrama de flujo es un diagrama que muestra cada paso o progresión a través de un proceso. Las líneas indican el flujo direccional y hay un conjunto estándar de símbolos que ayudan a describir los procedimientos paso a paso.

Se puede usar un diagrama de flujo bien hecho para dividir grandes ideas en partes pequeñas y del tamaño de un bocado que se expresan visualmente, por lo que saber cómo hacer uno es como tener un lenguaje universal. Ser capaz de crear un diagrama de flujo permite comunicar todo tipo de cosas con todo tipo de personas, y eso es genial.

diagrama de flujo

Historia

El diagrama de flujos, se empezaron a usar para documentar los procesos comerciales de las empresas para los años 20 y 30. Los dos ingenieros Lillian y Frank Gilbreth, presentaron por primera vez a la ASME (Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos) en 1921 el diagrama de flujo de procesos. Siendo ambos los creadores oficiales de esta herramienta que hoy en día se usa en muchas empresas.

Para comienzos de los años 30, Allan H Morgensen, ingeniero industrial, usó las herramientas creadas por los Gilbreth para así hacer la presentación a sus trabajadores de la empresa mediante conferencias de cómo hacer que la labor fuera más eficiente.

Luego para los años 40, Ben S. Graham y Art Spinager, dos estudiantes de Morgensen, ampliaron los métodos de esta herramienta. Los métodos de simplificación de la compañía P&G fueron presentados por Spinanger. Por otro lado, Graham, aplicó los métodos el diagrama de flujo al procesamiento de la información. 7 años más tarde, la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos, adoptaron al diagrama de flujo una simbología el cual fue un derivado del original trabajo que hicieron los Gilbreth.

A finales de la década de los 40, se usó el diagrama de flujos por John Van Neumann y Herman Goldstine, para así desarrollar algoritmos y programas para las computadoras.

Tipos de diagrama de flujo

Si bien las variaciones y versiones de los diagramas de flujo son infinitas. Hay 4 tipos de diagramas de flujo que son particularmente versátiles. Estos cuatro diagramas comunes son excelentes para describir procesos comerciales, de fabricación o administrativos, ver cómo funciona una organización o cómo trabajan juntos los diferentes departamentos.

1. El diagrama de flujo del proceso

Un diagrama de flujo de proceso es probablemente el más versátil de los cuatro tipos de diagramas de flujo de uso común porque se puede aplicar a prácticamente cualquier cosa. Utilice un diagrama de flujo de proceso para:

  • Trazar los roles y responsabilidades dentro de una organización para obtener claridad.
  • Elaborar una propuesta para un nuevo proceso o proyecto para comprender su alcance y pasos.

2. El diagrama de flujo de trabajo

Ayuda a comprender cómo fluyen los datos y los documentos dentro de su organización. Un diagrama de flujo de trabajo muestra la forma en que funciona una empresa o un proceso. Este tipo de diagrama de flujo de trabajo se puede utilizar para:

  • Capacitar a nuevos empleados
  • Descubrir posibles áreas problemáticas
  • Aclarar las operaciones comerciales mostrando una descripción general de alto nivel

3. El diagrama de flujo de carriles

Describe cómo interactúan departamentos, procesos o empleados separados. El diagrama de flujo de carriles resulta útil cuando necesita mostrar varios flujos de información uno al lado del otro. Los diagramas de carriles pueden sonar muy similares a un diagrama de flujo de trabajo, pero la clave aquí es que le permite crear diferentes categorías donde tiene lugar la actividad.

Un diagrama de flujo o diagrama de carriles es excelente para documentar un proceso completo que interactúa con diferentes segmentos de una organización o requiere la colaboración entre diferentes equipos.

4. El diagrama de flujo de datos

Se pueden ver dónde entran y salen los datos de un sistema de información. Un diagrama de flujo de datos muestra la forma en que se procesan los datos. Resulta útil cuando desea diseñar o analizar un sistema. Aunque se utiliza con mayor frecuencia para el desarrollo y diseño de software, se puede utilizar para analizar cualquier tipo de flujo de información, como cómo se mueve la información a través de una empresa.

Usos

Todo propietario de una empresa o negocio deberá siempre esforzarse por mejorar la eficiencia del lugar de trabajo, por lo que es importante tener en mano y el conocimiento sobre el importante uso de cualquier herramienta o recurso que te ayude a lograr esa tarea. La racionalización de los procesos dentro de una empresa también puede ayudar al personal a aumentar la productividad, y más productividad significa más ventas.

Una de estas herramientas que se deben tomar en cuenta es el diagrama de flujo y, los usos que tiene son variados y muchos dentro de todo tipo de industrias. Algunos de estos uson son:

Definir un proceso de trabajo

Uno de los usos más importantes de los diagramas de flujo es representar mediante imágenes cómo se realiza un proceso de principio a fin, normalmente en orden secuencial. Un diagrama de flujo de proceso se usa a menudo en la capacitación para documentar un proceso existente o para evaluar la eficiencia de ese proceso.

Evaluar el tiempo de las tareas

Otro propósito importante de los diagramas de flujo es identificar cuánto tiempo lleva completar cada tarea en un proceso específico. Normalmente, estos gráficos son lineales y se leen de izquierda a derecha. Puede agregar columnas al gráfico de tiempo para indicar cómo calcula el tiempo de cada tarea, de modo que pueda evaluar las tareas dentro del proceso en relación con el tiempo.

Solucionar problemas

Hay veces que es complicado corregir los problemas y errores que hay en el trabajo. En caso de no saber cuál fue la causa del problema que se estableció en una de las etapas del proceso, usa el diagrama de flujo para solucionarlo.

En otras situaciones, el diagrama de flujo también se utiliza para:

  • Comprender cómo se lleva a cabo un proceso.
  • Para hacer el estudio del proceso para mejora.
  • Hacer comunicado a todos los trabajadores cómo se lleva a cabo un proceso.
  • Para que las personas que estén involucradas en un mismo proceso tengan una mejor comunicación y puedan documentarlo.
  • Para comenzar a planificar un nuevo proyecto.

Beneficios

  • Con un diagrama de flujo, los análisis del proceso o de un nuevo proyecto, se pueden entender mejor y con más efectividad.
  • No se pierde tiempo y reduce los costos.
  • Se tiene una mejor comunicación en cuanto a la lógica de un sistema entre todos los trabajadores.
  • Para los programadores, el diagrama de flujo ayuda a facilitar el mantenimiento del programa operativo. El proceso se hace más eficiente.
  • El proceso de depuración es mucho más fácil con el diagrama de flujo.
  • Hace que la codificación sea eficiente al desarrollar un programa o al analizar un sistema.
  • Hace que todo sea más eficiente, pues es una buena documentación.

Algunas desventajas

  • Lógica compleja: a veces, la lógica del programa es bastante complicada. En ese caso, el diagrama de flujo se vuelve complejo y torpe. Esto se convertirá en una molestia para el usuario, lo que resultará en una pérdida de tiempo y dinero al intentar corregir el problema.
  • Alteraciones y modificaciones: si se requieren alteraciones, el diagrama de flujo puede requerir que se vuelva a dibujar por completo. Esto normalmente hará perder un tiempo valioso.
  • Reproducción: Como los símbolos del diagrama de flujo no se pueden escribir, la reproducción del diagrama de flujo se convierte en un problema.

simbología diagrama de flujo

¿Cuál es el procedimiento del diagrama de flujo?

El diagrama de flujo puede hacerse de manera manual en una pizarra o mediante el ordenador. El procedimiento básico es el siguiente:

  1. Primero que nada, define el proceso a diagramar. Escribe en la parte superior del diagrama el título de lo que se va a analizar.
  2. Analiza, discute y decide los límites que tendrá el proceso. Cuándo, cómo o dónde se va a llevar a cabo. Principio y fin.
  3. Anota las actividades y tareas que se llevarán a cabo.
  4. Organiza en secuencia todas las actividades anteriormente anotadas.
  5. Entre todos los trabajadores, se deberá estar de acuerdo con la secuencia de todas las actividades, de que están correctas. Luego empieza a dibujar las flechas para organizar el orden.
  6. Finalmente, puedes analizar y discutir el diagrama de flujo con otros trabajadores involucrados en el proceso, pueden ser clientes, supervisores, etc. Esto es para tener en mente de que si están de acuerdo a que todo está hecho con precisión.

Hoy en día, en la programación, los diagramas de flujo son utilizados todavía. Sin embargo, aunque en la programación el pseudocódigo o los lenguajes están presentados por combinación de palabras, caracteres y números, los diagramas de flujo son usados para simbolizar niveles de detalles más profundos.

Muchos expertos en la calidad y gestión, como lo es el japonés Ishikawa Kaoru, mencionan que, los diagramas de flujo, complementado con otras herramientas como el diagrama de causa y efecto, el diagrama de Ishikawa, entre otros, son herramientas claves para el control de calidad de cualquier empresa.

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