La factura de proforma es un documento comercial provisional, no formal y de carácter informativo, emitido previamente a la factura definitiva, mediante el cual se detalla al comprador los datos que incluirá la futura factura comercial.
De carácter meramente informativo, no es un justificativo o comprobante de pago, tampoco tiene valor contable ni validez fiscal, es decir que no es una factura, sin embargo tanto sus características como su contenido son similares.
Con la factura proforma el vendedor indica la información mínima y necesaria para que el comprador verifique los datos; luego de su aceptación ambas partes podrán concretar la transacción comercial y el vendedor emitir la factura definitiva.
Con la emisión y entrega de este documento al comprador, el vendedor queda comprometido a cumplir con lo que ha detallado, así como a proporcionar los bienes y/o servicios que especificó, respetando tanto su cantidad, como calidad y precio durante el lapso de tiempo que haya indicado en la proforma.
Su uso es muy común en las transacciones comerciales a nivel internacional, frecuentemente para la obtención de una licencia de importación, en operaciones de leasing, para enviar muestras comerciales, entre otras actividades similares.
Generalmente el proceso es el siguiente:
- El comprador detecta una necesidad que requiere ser cubierta con la compra de algún bien o servicio.
- Solicita un presupuesto al vendedor.
- El comprador evalúa el presupuesto y lo acepta.
- Solicita la factura proforma al vendedor.
- El vendedor emite la factura proforma con base al presupuesto y entrega al comprador.
- El comprador revisa la exactitud de los datos, descripción de los productos, cantidades y precios.
- Cuando ambas partes hayan aceptado las condiciones de la operación comercial la aprueban y formalizan.
- El vendedor emite la factura comercial definitiva, basado en la información contenida en la factura proforma.
Los momentos más comunes para la entrega de la factura proforma son:
- Al acordar la transacción comercial.
- Cuando el cliente realizar el pedido, pero no lo ha pagado.
- Cuando se necesita realizar una operación de comercio exterior y se requiere pasar por aduana una mercancía.
Ejemplos de Factura de Proforma
- La factura de proforma contiene: Palabra PROFORMA en el encabezado, fecha de emisión, validez del documento, datos del proveedor y del cliente, descripción del producto, cantidades, precios unitario y total, divisa, gastos de transporte y seguro.
- La numeración de la factura de proforma no es indispensable, pero de incluirla debe ser diferente a la de facturación.