Los gastos de representación son las erogaciones causadas por determinados trabajadores quienes, en el ejercicio de su actividad profesional, fungen como representantes de la empresa ante un evento, con un cliente o proveedor, con la finalidad de elevar o mantener la imagen de la misma.
Generalmente el equipo de trabajadores autorizados a causar los gastos, son expertos en relaciones públicas quienes se ocupan de promover la imagen de la compañía mediante el trato personalizado con el ente a tratar.
Pero el objetivo a conquistar sobre la imagen de la empresa va mucho más allá, porque el hecho que la empresa apruebe un presupuesto para los gastos de representación, es para asegurar potenciales ingresos que se derivarían tras causarse.
En consecuencia, la partida para gastos de representación está destinada para que el trabajador logre el objetivo que la empresa le confiera, por ejemplo, al negociar alguna cláusula contractual que comercialmente proporciona interesantes ventajas comerciales incidiendo en un nuevo posicionamiento en el mercado.
Importancia del tratamiento contable de los gastos de representación
En una cuenta nominal debidamente identificada, se imputan exclusivamente los gastos de representación los cuales al cierre del ejercicio son deducibles del impuesto sobre la renta.
La deducibilidad significa que:
- Se restan de los ingresos obtenidos por la empresa porque este tipo de gastos son necesarios para generar renta.
- Representa un ahorro en materia fiscal porque se paga menos.
Debido a su importancia, cada erogación deberá estar debidamente soportada por la factura fiscal con el concepto que lo causó y que éste se relacione con el objetivo de actividad económica de la empresa.
Tipos de gastos de representación
- Hospedaje, desplazamientos y alimentación.
- Invitar a comer a un potencial cliente.
- Promocionar a la empresa en un evento.
- Pagos que se deriven de una reunión de negocios.
- Obsequios a clientes o proveedores.
Un caso práctico de gastos de representación es la invitación que un trabajador extiende a potenciales clientes invitándoles a degustar del buffet completamente gratis dentro del resort al cual representa para cerrar un contrato, logrando el objetivo para la empresa: mantener su imagen, posicionamiento en el mercado y generar renta.
Ejemplos de Gastos de representación
Algunos ejemplos para demostrar el uso del término son:
- Los gastos de representación más elevados fueron las facturas por hospedaje y desplazamiento, ya que el equipo de relaciones públicas junto con el gerente regional tuvieron que reunirse con proveedores ubicados en localidades distintas.
- Se lograron ingresos significativos en la unidad de bebidas light, luego de los gastos de representación con el proveedor por concepto de cena de negocios.