¿Cómo elaborar un Cronograma de un Proyecto?

El término cronograma es utilizado como sinónimo de calendario de actividades o de trabajo, y es una herramienta muy importante cuando se trata de la organización de un proyecto. Incluye una lista actividades donde se especifica la duración de cada tarea, tanto su inicio como su final. El cronograma de un proyecto debe organizarse en función de las actividades más relevantes para la investigación.

También se debe tener en cuenta que puede ser un documento impreso o digital. Lo más común en la actualidad es realizarlo de forma digital, ya que existen herramientas muy completas que facilitan el trabajo y ahorran mucho tiempo.

Veamos con más detalle cómo se elabora un cronograma de un proyecto, paso a paso.

Pasos para elaborar un cronograma de un proyecto

Para la elaboración del proyecto podemos utilizar el diagrama de Gantt, que es el más utilizado y que se consigue de forma online en múltiples plataformas, o inclusive en el programa de Excel. Este diagrama se personaliza en base a cada requerimiento. Los pasos a tener en cuenta son:

1. Elaborar la lista de actividades junto a expertos en el área y el equipo de trabajo.
2. Definir las actividades junto con su relación una con la otra, esta puede ser fin – comienzo, comienzo – fin, fin – fin, o comienzo – comienzo. Quiere decir cuando se inicia o culmina una segunda actividad con respecto a la primera.
3. Establecer los tiempos, número de horas o días.
4. Montar el cronograma e incluir los recursos para cada tarea que se llevara a cabo. Balanceándolos para que ninguna tarea se vea alargada por falta de recursos, ni sobren los mismos.
5. Incluir márgenes y ajustar el cronograma de actividades para que se alinee con otros planes. Algunos pasos realizados anteriormente pueden modificarse en este punto. Algunos motivos por lo que es necesario ajustar el cronograma es por riesgos, coste elevado, plazo vencido, o falta de disponibilidad.

Puntos importantes al elaborar el cronograma de un proyecto

El cronograma es una herramienta que evoluciona y cambia con el tiempo, se mejora en base a cada proyecto y a las situaciones que se van presentando. No es una herramienta estática. Para su elaboración se necesitan tener en cuenta 5 puntos importantes:

1. El tipo de proyecto (puede tratarse de un ensayo, una investigación básica, o una aplicada).
2. El conocimiento que se tiene sobre el tema.
3. La flexibilidad de los cooperantes.
4. Si el proyecto depende de factores como la estacionalidad.
5. La claridad de los resultados.

Consideraciones de un cronograma de proyecto

• El proceso de elaboración requiere de varios ajustes, se considera un proceso cíclico.
• En ocasiones requiere de una organización en fases, ya que no siempre se puede hacer un cronograma inicial con todo detallado. La información en detalle se realizaría al inicio de cada fase.
• Cuando se realiza a nivel empresarial, es importante realizar el cronograma en equipo junto a expertos en el área. De esta manera el mismo será consensuado y aceptado, facilitando su cumplimiento.
• Respecto al tiempo y duración del proyecto, se recomienda que la planificación del cronograma se realice en 2 o 3% de la duración total. No tiene sentido que un proyecto de 1 año se planifique en 1 minuto, ni que un cronograma de 1 semana se demore 2 semanas.

Es importante considerar la dedicación de los recursos, ya que suele ser imposible que un trabajador se dedique al 100%, ya que debe asumir otras responsabilidades fuera de proyecto.