Todo equipo de trabajo en una empresa necesita de una buena organización, que garantice la buena coordinación entre el grupo de trabajo y el funcionamiento de la misma. Esto es posible mediante la elaboración de un cronograma de actividades.
Hay muchas herramientas para la elaboración de estos cronogramas, pero uno de los más tradicionales y a las que estamos más acostumbrados, son las hojas de Excel. Continua con la lectura y aprende a realizar una buena planificación de las actividades.
Puntos clave para elaborar el cronograma de actividades
Para elaborar un cronograma de actividades debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
- Distribución del tiempo, buscando la mayor eficiencia.
- Definir de forma clara y concisa la duración y dependencia de cada tarea.
- Asignar los recursos que requiere o demande cada tarea.
- Visualizar el proyecto para detectar posibles riesgos y beneficios.
Cronograma de actividades en Excel con Plantillas
Excel es un software muy utilizado, tanto a nivel personal como empresarial. Sus plantillas son uno de los recursos que más debemos apreciar y utilizar a la hora de realizar un cronograma de actividades.
Estas plantillas nos facilitan el trabajo y nos ahorran mucho tiempo para organizar de manera eficaz todas las tareas y actividades que necesitamos. Además, las funciones del programa nos permiten evaluar y realizar un mejor seguimiento del cronograma.
Una de las plantillas más indicadas y utilizadas para realizar el cronograma es el diagrama de Gantt, que podemos buscar e implementar al crear un nuevo archivo solo buscando por el nombre, sin ninguna complicación. Posteriormente solo se personaliza según cada caso particular, y van acompañado de gráficos para medir el progreso.
Cómo hacer un cronograma de actividades de forma manual (paso a paso)
En caso de no utilizar ninguna plantilla, se puede realizar de forma manual siguiendo los siguientes pasos:
- Lo primero, es identificar las actividades, los proyectos y subproyectos, las tareas a realizar en cada uno, etc. Suponiendo que tengamos un proyecto de marketing, el nombre del proyecto podría ser el nombre del cliente, el e-commerce y el social media serían subproyectos y faltaría identificar las tareas de cada uno de estos.
- En la segunda columna debemos colocar la fecha de inicio.
- En la tercera columna colocaremos la fecha establecida para el final del mismo. Ambas son fechas aproximadas.
- Cada proyecto y subproyecto debe tener fecha de inicio y de finalización.
- Una cuarta columna servirá para definir el presupuesto destinado, que servirá para medir la importancia de cada tarea según el nivel de inversión.
- Podemos emplear una quinta columna para definir los recursos humanos requeridos para cada proyecto y subproyecto. Está columna servirá para asignar las tareas a diferentes miembros de equipo.
- La última columna mide el avance y desarrollo del proyecto, suele colocarse en %.
De esta forma se elabora una tabla en Excel, y resulta muy sencillo realizar un cronograma de actividades. Solo hay que los puntos clave nombrados anteriormente y representarlos en el cuadro que hemos indicado.