¿Cómo hacer un cronograma de actividades en Excel?

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Todo equipo de trabajo en una empresa necesita de una buena organización, que garantice la buena coordinación entre el grupo de trabajo y el funcionamiento de la misma. Esto es posible mediante la elaboración de un cronograma de actividades.

Hay muchas herramientas para la elaboración de estos cronogramas, pero uno de los más tradicionales y a las que estamos más acostumbrados, son las hojas de Excel. Continua con la lectura y aprende a realizar una buena planificación de las actividades.

cronograma de actividades en Excel

Puntos clave para elaborar el cronograma de actividades

Para elaborar un cronograma de actividades debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Distribución del tiempo, buscando la mayor eficiencia.
  • Definir de forma clara y concisa la duración y dependencia de cada tarea.
  • Asignar los recursos que requiere o demande cada tarea.
  • Visualizar el proyecto para detectar posibles riesgos y beneficios.

Cronograma de actividades en Excel con Plantillas

Excel es un software muy utilizado, tanto a nivel personal como empresarial. Sus plantillas son uno de los recursos que más debemos apreciar y utilizar a la hora de realizar un cronograma de actividades.

Estas plantillas nos facilitan el trabajo y nos ahorran mucho tiempo para organizar de manera eficaz todas las tareas y actividades que necesitamos.  Además, las funciones del programa nos permiten evaluar y realizar un mejor seguimiento del cronograma.

Una de las plantillas más indicadas y utilizadas para realizar el cronograma es el diagrama de Gantt, que podemos buscar e implementar al crear un nuevo archivo solo buscando por el nombre, sin ninguna complicación. Posteriormente solo se personaliza según cada caso particular, y van acompañado de gráficos para medir el progreso.

Cómo hacer un cronograma de actividades de forma manual (paso a paso)

En caso de no utilizar ninguna plantilla, se puede realizar de forma manual siguiendo los siguientes pasos:

  1. Lo primero, es identificar las actividades, los proyectos y subproyectos, las tareas a realizar en cada uno, etc. Suponiendo que tengamos un proyecto de marketing, el nombre del proyecto podría ser el nombre del cliente, el e-commerce y el social media serían subproyectos y faltaría identificar las tareas de cada uno de estos.
  2. En la segunda columna debemos colocar la fecha de inicio.
  3. En la tercera columna colocaremos la fecha establecida para el final del mismo. Ambas son fechas aproximadas.
  4. Cada proyecto y subproyecto debe tener fecha de inicio y de finalización.
  5. Una cuarta columna servirá para definir el presupuesto destinado, que servirá para medir la importancia de cada tarea según el nivel de inversión.
  6. Podemos emplear una quinta columna para definir los recursos humanos requeridos para cada proyecto y subproyecto. Está columna servirá para asignar las tareas a diferentes miembros de equipo.
  7. La última columna mide el avance y desarrollo del proyecto, suele colocarse en %.

De esta forma se elabora una tabla en Excel, y resulta muy sencillo realizar un cronograma de actividades. Solo hay que los puntos clave nombrados anteriormente y representarlos en el cuadro que hemos indicado.

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