El organigrama de una empresa, también conocido como organograma, proporciona una representación visual detallada de una organización, personas clave, equipos y la relación entre ellos. Estos gráficos están relacionados principalmente con empresas establecidas, sectores gubernamentales u organizaciones enormes con una jerarquía compleja. Idealmente, puede haber todo tipo de organigramas, dependiendo de su aplicación y usabilidad.
Principalmente, actúa como una herramienta útil para los profesionales de recursos humanos y los analistas corporativos. Pueden representar fácilmente el desglose general de una organización, su carga de trabajo e identificar a las personas clave responsables de determinadas tareas. Por ejemplo, puede considerar este organigrama que representa el flujo jerárquico de empleo en una empresa.
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Evolución de los organigramas
Puede sonar sorprendente, pero, el organigrama de una empresa ha sido parte del sector de la ingeniería y la gestión durante más de un siglo. El concepto fue introducido por primera vez en 1854 por Daniel McCallum, que era un ingeniero experimentado. Si bien McCallum introdujo el concepto, George Holt Henshaw dibujó el primer gráfico.
En breve, también se enumeraron todas las pautas y teorías esenciales sobre la tabla. Sin embargo, tomó un tiempo para que los organigramas se generalizaran. Incluso hasta 1920, el concepto no era bastante conocido por los profesionales. Al mismo tiempo, Brinton se centró en la amplia aplicación de los gráficos y presentó numerosos ejemplos para mostrar sus aplicaciones.
Poco a poco, encontraron un camino en el trabajo comercial y administrativo. En la década de 1960, se les conocía como “organigrama”. Hoy en día, se han convertido en una parte evidente del trabajo profesional diario en todas las organizaciones importantes.
Usos
Dado que los organigramas juegan un papel tan importante, se pueden usar de diferentes maneras. Algunas de sus aplicaciones habituales son:
- Lo más importante es que se puede utilizar para proporcionar la estructura organizativa general de una empresa. Esa es la jerarquía de empleados en diferentes niveles.
- Se puede utilizar para representar la propiedad general de la administración y establecer relaciones entre diferentes individuos.
- Puede actuar como una herramienta de planificación ideal y ayudar a los gerentes a utilizar los recursos del personal disponible.
- Un cuadro detallado de toda la organización también puede funcionar como un directorio de empleados y ayudarnos a encontrar fácilmente el contacto de cualquier persona.
- También se puede utilizar para representar la referencia de los empleados, quién informa a quién, cuáles son las verticales clave de uno, etc.
- Para los gerentes de recursos humanos, puede ser una herramienta ideal para calcular detalles como gastos, fuerza laboral, etc. entre diferentes departamentos.
Si bien los organigramas son extremadamente útiles, también adolecen de algunas limitaciones.
- Deben actualizarse con frecuencia, de lo contrario, quedarán desactualizados.
- La mayoría de los gráficos están dedicados a una jerarquía vertical y no muestran un enfoque de gestión más horizontal (que se está volviendo popular día a día).
- Hay una falta de estándares relacionados con los organigramas. Es decir, podemos usar cualquier figura para representar una entidad o una relación.
- Proporcionan una jerarquía formal más sobre el papel que una imagen de la vida real de cómo se realiza el trabajo.
- Existe una falta de alcance para representar una relación no lineal en estos gráficos.
Tipos de organigrama de una empresa
Según las necesidades de tu empresa, deberás escoger el mejor entre todos los formatos o tipos de organigrama que existen. Entre los principales se encuentran: el organigrama jerárquico, el organigrama de matriz y el organigrama plano.
Sin embargo, también pueden existir otros que también mencionaremos a continuación:
Organigrama jerárquico
También conocido como estructura de organización de tipo escalar, que muestra cómo fluye la autoridad desde la posición más alta a la más baja. El diagrama de la estructura organizativa de líneas tiende a simplificar y aclarar las relaciones de responsabilidad, autoridad y rendición de cuentas. En una organización de línea, la autoridad sigue la cadena de mando.
Organigrama matricial
Las estructuras organizativas matriciales se denominan así porque las relaciones de informes se asemejan a una cuadrícula (o matriz) en lugar de a la jerarquía típica. Esta estructura se puede considerar como una combinación de los enfoques funcionales y proyectados de la organización de los empleados en la empresa.
Por lo general, los miembros del equipo informan a más de un jefe: el jefe de su departamento y el gerente de proyecto encargado de supervisar una iniciativa específica.
Organigrama plano
También conocido como organigrama horizontal, este formato es el mejor para, y lo utilizan con mayor frecuencia, empresas y organizaciones más pequeñas que tienen muchas superposiciones en sus funciones.
De hecho, un organigrama horizontal es perfecto para una nueva empresa o una pequeña empresa en los primeros días, cuando la gente tiene muchos roles (a diferencia de una empresa con muchos “mandos intermedios”).
Organigrama divisional
Organiza las actividades de una empresa en torno a la geografía, el mercado o los grupos de productos y servicios. Las grandes corporaciones, especialmente las grandes corporaciones multinacionales, utilizan una estructura divisional. Este enfoque es útil cuando la empresa tiene varias regiones o productos.
La estructura organizacional divisional proporciona una gran flexibilidad porque cada división opera por separado y se enfoca en los problemas más urgentes que enfrenta en lugar de ser capacitada por una autoridad central.
Organigrama del personal
También conocido como de la autoridad funcional, es uno de los tipos de estructura organizativa que organiza al personal en función de sus habilidades y conocimientos específicos. En una estructura de organización funcional, toda la organización se divide en departamentos más pequeños según su especialización.
Organigrama de proyecto
Un organigrama del proyecto es un diagrama visual que muestra a los miembros del equipo con sus roles. Ayuda a comprender las relaciones entre los miembros del equipo, la estructura de la organización del proyecto y sus posiciones de poder relativas.
Organigrama del comité
Un organigrama de la estructura organizativa de un comité puede definirse como un grupo de miembros que discuten y desarrollan soluciones estratégicas a los problemas.
El objetivo de establecer el Comité es desarrollar metas organizacionales más amplias, finalizar planes y políticas para la organización.
¿Cómo realizar un organigrama de una empresa?
Ahora que conoces los diferentes tipos de organigramas que existen y sabes cuál escoger para tu empresa, la forma más rápida y sencilla para realizar uno es usando Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
En las últimas versiones del Microsoft Office o Office 365, podrás encontrar tanto en Word y en PowerPoint la función de SmartArt y de gráficos, haciendo clic en la pestaña de Insertar ubicada en la parte superior en la barra de herramientas. En lugar de comenzar desde cero, también puede crear un organigrama a partir de una de las plantillas gratuitas disponibles en Smartsheet para ahorrar tiempo.
Los pasos para hacerlo tanto en PP o Word son los siguientes:
- Abre un documento de Microsoft Word o PowerPoint en blanco y, luego, haz clic en la pestaña Insertar.
- Ahora, haz clic en SmartArt.
- Una nueva ventana se abrirá, aquí deberás elegir qué tipo de organigrama de una empresa quieres hacer.
- En Jerarquía, podrás encontrar el tipo de organigrama jerárquico. Para agregarlo, haz clic encima de este y luego en OK.
- Deberás ahora modificar el texto que irá en cada uno de las cajas de texto. Agrega toda la información a nivel de jerarquía o según el tipo de organigrama que hayas elegido.
- Puedes modificar el tamaño del organigrama.
Una vez que creas un organigrama de una empresa, puedes realizar cambios fácilmente utilizando herramientas en SmartArt.
Si los cambios deben aplicarse a todas las formas (como el color de fondo o la forma en sí) o todo el texto (como una fuente o color), utilice el comando Seleccionar todo del menú Editar antes de realizar el cambio.
Agregar una forma: selecciona una forma (la forma predeterminada es un rectángulo) y haz clic en el botón más en el panel de texto. La nueva forma se agregará en la misma fila que la forma seleccionada. Un par de cosas para tener en cuenta:
- Si no se seleccionas ninguna forma, la nueva forma no se conectará a las otras y aparecerá en el mismo nivel que la forma superior en el gráfico.
- Si se selecciona un subordinado directo al agregar una forma, la nueva forma también será un subordinado directo a la misma posición.
Seguramente querrás guardar o compartir el organigrama con otros. Las opciones abundan, pero aquí hay algunas sugerencias sobre las formas en que puedes mostrarlos:
- Guardar el gráfico como una imagen: haz clic con el botón derecho en el gráfico y luego haga clic en Guardar como imagen. Es fácil incluir la imagen como parte de una página web o importarla a documentos
- Imprimir el gráfico: si el gráfico no es demasiado grande, intenta ajustarlo en una sola página. Juega con la configuración de impresión y los márgenes de la página para ver si es aplicable. Luego, puedes imprimir y distribuir el gráfico.
- Ver en modo horizontal: algunos gráficos serán más fáciles de leer en modo horizontal. Cambia la orientación seleccionando Configurar página en el menú Archivo de Word y haga clic en Horizontal.