Reingeniería: Definición, Principios, Beneficios, Implementación

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La reingeniería de procesos de negocios es un elemento crucial en la agenda de muchas empresas grandes y pequeñas en muchas industrias, siendo la manufactura y la banca / finanzas los sectores líderes. Permite a las organizaciones ver sus procesos comerciales desde una nueva perspectiva para comprender cómo rediseñarlos para mejorar su forma de trabajar.

La reingeniería de procesos comerciales es el acto de cambiar las funciones principales de una organización con el objetivo de aumentar la eficiencia, mejorar la calidad del producto y / o disminuir los costos.

Esto comienza con un análisis en profundidad de los flujos de trabajo de la empresa y la identificación de áreas clave que necesitan mejoras. Las empresas contratan a las personas que realizan este tipo de trabajo, a menudo denominadas especialistas en reingeniería, para facilitar la transición a procesos más estandarizados.

reingeniería

Usos

La reingeniería de procesos de negocios se utiliza principalmente como un enfoque para así mejorar el desempeño laboral para que al mismo tiempo aumente la efectividad de los procesos y la eficiencia que existe en toda empresa. Además del rediseño de los procesos de negocio, también implica el rediseño de los sistemas asociados y las estructuras organizativas.

Por lo general, razones como las nuevas oportunidades de mercado, el aumento de la competencia, el bajo rendimiento financiero y la disminución de la participación de mercado desencadenan la necesidad de una transformación del proceso empresarial.

Reingeniería implica el análisis y la transformación de varios componentes importantes de una empresa. Éstas incluyen:

  • Estrategia
  • Organización
  • Proceso
  • Tecnología
  • Cultura

Incluye tres fases> fase de análisis, fase de diseño y fase de implementación. También se lo conoce como rediseño de procesos comerciales, gestión de cambios de procesos y transformación comerciales.

Principios de la Reingeniería

A continuación, se presentan los 7 principios de reingeniería propuestos por Michael Hammer y James Champy:

  1. Organízate en torno a los resultados, no a las tareas.
  2. Identifica todos los procesos de la organización y priorizarlos en orden de urgencia de rediseño
  3. Integra el trabajo de procesamiento de información en el trabajo real que produce la información.
  4. Trata los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados
  5. Vincula actividades paralelas en el flujo de trabajo en lugar de simplemente integrar sus resultados
  6. Coloca el punto de decisión donde se realiza el trabajo e incorpore control en el proceso.
  7. Captura información una vez y en la fuente.

Beneficios

Las organizaciones que participan en la reingeniería de procesos de negocio son las primeras en examinar la organización y su entorno. Los objetivos juegan un papel de liderazgo en la configuración de nuevos procesos o en el cambio de procesos existentes. La reingeniería de procesos de negocio, inventada por el experto en TI Michael Hammer, se aplica principalmente en tecnología de la información, pero es un modelo estandarizado que se puede utilizar para optimizar muchos procesos u organizaciones.

Esta juega un papel importante en la mejora del desempeño organizacional en términos de costo, calidad, entrega, productividad de los empleados, etc. También ayuda a>

  • Optimizar los procesos y sistemas comerciales.
  • Las empresas se adaptan fácilmente a los tiempos cambiantes y reducen los gastos operativos.
  • Mejorar la rentabilidad de la empresa y mantener la ventaja competitiva.
  • Aumentar la productividad de los empleados.
  • Incrementar la satisfacción del cliente mejorando la calidad de productos y servicios.

Otros de los beneficios de la Reingeniería son:

Acortar los plazos de entrega

En la tecnología de la información, en particular, hay mucho potencial que aún no se está utilizando. Los procesos obsoletos, como la ejecución manual de asuntos administrativos, se pueden automatizar completamente con una inversión. Las inversiones se recuperan con menores costes salariales.

Aumentar la productividad

Otro de los objetivos y beneficios que se obtiene con la reingeniería es hacer que los procesos obsoletos pasen a ser modernos lo que a menudo hace que se llegue a ahorrar tiempo. Un ejemplo sería, si en un proceso se tenía la participación de cuatro empleados, se puede llegar a la solución de trabajar con dos. Estos deben de aportar sugerencias y la información funcional.

Mejorar la calidad y el enfoque al cliente

Al cambiar la orientación de la tarea a la orientación al proceso, la atención se centra en el cliente. La ventaja sería que pasan al primer plano los procesos irrelevantes rápidamente. Luego se podrían llegar a modificar o eliminar de manera muy fácil.

Mejorar la posición competitiva

Los cambios que llega a realizar una empresa, por lo general, se notarán gradualmente. Pero, sin embargo, para llegar a mantenerse al día y para satisfacer las necesidades que tienen los clientes, hay que actuar de la manera correcta. La reingeniería es ideal para este problema, se mejora la posición competitiva, ya que, los cambios que se implementan radicalmente en un corto periodo.

Implementar nueva tecnología

Por ejemplo, una tienda web en línea puede optar por implementar un amplio centro de ayuda con una sesión interactiva de preguntas y respuestas. El visitante puede hacer su pregunta con la ayuda de palabras clave y usar la computadora para buscar una respuesta estandarizada. De esta manera, el empleado de servicio al cliente no estará ocupado y podrá mantenerse ocupado con otra cosa.

Implementación

La reingeniería de un proceso se enfoca en rediseñar un proceso como un todo, lo que incluye fundamentalmente repensar cómo se debe hacer el trabajo organizacional para lograr una mejora dramática. Eso es lo que diferencia a reingeniería de la mejora de procesos que solo se centra en la mejora funcional o incremental.

Es posible que la reingeniería no sea apropiada en todas las situaciones, especialmente si sus procesos solo requieren optimización y si su organización no busca experimentar un cambio dramático.

Paso 1: identificar y comunicar el problema

Esta es una parte clave del crecimiento de cualquier negocio. Debe averiguar qué problemas están frenando a la empresa y qué los está causando. Por ejemplo, supongamos que es un especialista en reingeniería contratado por una empresa de cereales, con el objetivo principal de aumentar sus ingresos.

El proceso de producción de la empresa comienza en una granja, donde el grano se cosecha y luego se envía a una fábrica, momento en el que se mezcla con otros ingredientes y se convierte en el producto final.

Al analizar este proceso, observa un problema logístico: más del 20% del grano se pierde durante el viaje en camión desde la finca hasta la fábrica. Al solucionar este problema, su empleador puede aumentar sustancialmente la producción de su producto. Como especialista en REINGENIERÍA, es su trabajo comunicar este problema a los ejecutivos y detallar los beneficios de resolverlo

Paso 2: crea un equipo

Ahora que sabe cuál es el problema, necesitará un equipo de expertos que lo ayude a encontrar una solución.

El gerente senior supervisará su proyecto de reingeniería y se asegurará de que tenga los recursos necesarios para realizar el trabajo. Es importante que un empleado de nivel superior supervise el proyecto, ya que puede tener el poder de hacer cosas que usted no hace, como aprobar grandes presupuestos.

El gerente operativo proporcionará la experiencia en profundidad en lo que respecta al proceso que está rediseñando. Continuando con el ejemplo anterior, podría ser quien esté a cargo de la parte del proceso de transporte de granos. Su comprensión de los detalles, como cómo se carga el grano y qué rutas toman los camiones, jugará un papel importante para encontrar una solución.

También pueden ser necesarios expertos en reingeniería adicionales, según el alcance del proyecto.

Paso 3: identificar el proceso ineficiente y definir los indicadores clave de desempeño

Quizás descubra que la razón por la que los camiones pierden tanto grano durante el transporte es porque el camino entre la granja y la fábrica es demasiado largo y lleno de baches. Ahora, puede configurar indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para su equipo en función de esa parte del proceso. Un KPI es un tipo de medición del rendimiento que se utiliza para ayudar a alcanzar los objetivos comerciales.

En este caso, el KPI podría ser el tiempo de ciclo o la cantidad de tiempo desde el principio hasta el final del proceso de producción. Si puede reducir el tiempo del ciclo, puede ahorrar algo de grano y aumentar la producción de la empresa.

En este punto, comenzará a desarrollar diferentes soluciones, organizándolas en diagramas de flujo de procesos, revisándolas con su equipo y reconociendo los pros y los contras de cada una (prestando especial atención a los nuevos gastos en los que se incurrirá).

Paso 4: rediseñar el proceso

Finalmente, es hora de implementar su solución. ¿Cómo va a reducir el tiempo de ciclo? ¿Cuál es la forma más eficiente de llevar el grano de la granja a la fábrica? ¿Actualizará a camiones más rápidos y / o tratará de arreglar la carretera?

En el escenario de la vida real en el que se basa este ejemplo, la reingeniería redujo el tiempo de ciclo al eliminar los camiones del proceso por completo. Construyeron una nueva fábrica directamente al lado de la granja, por lo que no se perdió ningún grano entre la cosecha y la producción de la fábrica.

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